Seloste henkilötietojen käsittelytoimista

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Suomen Hiihtoliitto ry
Osoite: Valimotie 10, 00380 Helsinki

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Larissa Erola
Sähköposti: larissa.erola@hiihtoliitto.fi

3. Rekisterin nimi

Kilmo-ilmoittautumisjärjestelmäpalvelun rekisteri.

Tämä tietosuojaseloste koskee Hiihtokalenteri- ja Kilmo-palvelua ja palveluun luotujen kilpailijoiden ja seurojen tietoja. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Hiihtoliitto käsittelee rekisterinpitäjänä henkilöiden tietoja.

4. Rekisterin kuvaus

Hiihtokalenteri ja Kilmo ovat Suomen Hiihtoliiton kilpailu- ja ilmoittautumisjärjestelmä maastohiihdon sekä mäkihypyn ja yhdistetyn kilpailijoille. Henkilö luo itselleen oman asiointitilin Kilmoon. Kilmossa henkilöt asioivat palvelussa sekä hallinnoivat My Data -periaatteen mukaisesti itse omia tietojaan.

Kilmoa käyttämällä rekisteröity voi ilmoittautua erilaisiin maastohiihdon sekä mäkihypyn ja yhdistetyn kilpailutapahtumiin. Rekisteröinnin avulla henkilö voi hallinnoida omaa ja huollettaviensa kilpailuihin osallistumista verkkopalvelussa ja mobiilisovelluksessa.

Henkilön asioidessa Kilmon eri palveluissa rekisterinpitäjät eli palveluntarjoajat (kuten lajiliitto tai urheiluseura) ja niiden henkilötietojen käsittelijät saavat käyttöoikeuden rekisteröidyn tietoihin ainoastaan määräajaksi, rekisteröidylle asioinnin yhteydessä ilmoitettuun lainmukaiseen käyttötarkoitukseen. Käyttötarkoitus on kuvattu palveluntarjoajien omissa selosteissa henkilötietojen käsittelytoimista.

KERÄTTÄVÄT TIEDOT

Kilmoon kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, lisenssinumero, syntymäpäivä, kansalaisuus, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Jos rekisteröityjä hoitaa asioita alle 18-vuotiaan huollettavansa puolesta Kilmo-palvelussa, kerää Kilmo-palvelu huollettavan vastaavat tiedot. Alle 18-vuotias ei voi kirjautua Kilmoon. Seuroista kerättävät tiedot ovat seuran nimi, y-tunnus maksupalvelua varten ja seuran rekisteröityneet käyttäjät, joilla mahdollisuus hallinnoida seuran kilpailuja. Seuran käyttäjiltä kerättävät tiedot ovat nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

5. Tietojen antamisen perusteet ja käyttö

Lisenssinumero ja syntymäpäivä toimivat tiliä luodessa ainoastaan henkilön yksilöinnin välineenä, minkä pohjalta jokainen saa itselleen henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Tietojen kerääminen yksilöintiä varten on palvelussa tarpeellista ja lainmukaista.

Kilmo-tunnusten rekisteröityneiden käyttäjien tietoja käytetään tarvittaessa kilpailun järjestäjän toimesta virhetilanteissa. Tiedot näkyvät tarvittaessa myös Kilmo-palvelun pääkäyttäjälle virhetilanteiden korjaamista varten.

6. Henkilötietojen käsittely ja käyttö

KILMON HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖ

Kilmon henkilötietojen käsittely tapahtuu niiden palveluntarjoajien henkilötietojen käsittelijöiden toimesta, joille on myönnetty järjestelmän käyttöoikeus. Henkilötietojen käsittelijät saavat käyttöoikeuden rekisteröidyn tietoihin ainoastaan määräajaksi, rekisteröidylle asioinnin yhteydessä ilmoitettuun lainmukaiseen käyttötarkoitukseen.

Jokainen henkilötietojen käsittelijä on sitoutettu käyttöehdoin Kilmon käyttöön ja tietosuojaan. Kaikki palveluntarjoajat ovat velvoitettuja kuvaamaan henkilötietojen käsittelytoimet oman rekisterinsä osalta.

Kilmo-palvelun pääkäyttäjä käsittelee henkilötietoja tarvittaessa rekisterin ylläpitoon sekä virhetilanteiden korjaamiseen liittyvissä asioissa. Kilmo-palvelu voi käyttää rekisteröityjän henkilötietoja informoidakseen rekisteröityneitä Kilmon virhetilanteista.

KILMON KÄYTTÖTIETOJEN KÄYTTÖ

Kilmon henkilötietoja ja Suomisport-palvelun asiointitietoja voidaan käyttää anonymisoituna tilastotietona tutkimus- ja viranomaistarkoituksiin. Lisäksi verkkoanalytiikkatyökalu Google Analytics käyttää evästeitä tilastotietojen keräämisessä. Tietoja kerätään, jotta voidaan analysoida kävijämääriä, sisällön kiinnostavuutta ja palvelun käyttötapoja sekä kehittää palvelua. Google Analyticsin keräämät, tallentamat ja analysoimat tiedot eivät sisällä henkilön tunnistamisen mahdollistavia tietoja. Google hallinnoi näitä tietoja tietosuojakäytäntönsä mukaisesti.

TIETOJEN VÄLITTYMINEN

Asioidessaan Kilmo-palvelussa rekisteröityjän henkilötietoja välittyy tai niitä käytetään esimerkiksi tietojen siirtyessä palveluntarjoajien kilpailujärjestelmiin. Jokaisen tiedon siirtyminen kerrotaan rekisteröityjälle kyseisen palvelun kohdalla erikseen. Rekisteröityjälle informoidaan siten palvelukohtaisesti henkilötietojen käytöstä ja käsittelystä. Jos tietojen käytön peruste ei suoraan tule lainmukaisista oikeusperusteista, rekisteröityjältä kysytään erikseen suostumus tietojen käyttöön, kyseisen palvelun käyttötarkoituksen mukaisesti.

Kilmo-palvelu käyttää välitystiedostona Suomen Olympiakomitean Suomisportista siirtyviä lisenssitietoja, jotka sisältävät nimen, kilpailijan edustaman seuran, syntymävuoden, lisenssi-id:n, lisenssityypin sekä mahdollisen FIS-koodin.

MARKKINOINTILUPA

Rekisteröity voi halutessaan antaa suostumuksensa tietojen käyttämiseen kolmansille osapuolille suoramarkkinointiin. Käyttäjä voi halutessaan myös muuttaa markkinointilupaansa.

7. Palveluntarjoajien sitouttaminen tietosuojaan

Teknisten toimittajien NettiTieto Oy:n (Kilmo) ja Vincit Oy:n (Suomisport) kanssa on toimitussopimus, jossa noudatetaan seuraavien sopimusten mukaisia tietoturvan ja tietosuojan sekä henkilötietojen käsittelyn ehtoja IT2015 YSE-yleiset sopimusehtoja (kohta 8) ja sopimus IT2015 ETP-erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista (kohdat 13 ja 14) sekä IT2018 EHK -yleisehtoja. Vincit täyttää ISO-9001 -standardin.

Maksupalvelujen tarjoajan, Svea Payments Oy:n kanssa noudatetaan palvelun yleisten sopimusehtojen (verkkokauppias), kohdassa 10 Toiminnallisuus ja tietoturva, ehtoja sekä sopimuksen liitteen ehtoja.

Kaikki palvelun tarjoajat eli muut rekisterinpitäjät ja käsittelijät on sitoutettu sopimuksin Kilmon ja Suomisportin tietosuojaperiaatteisiin.

8. Henkilötietojen tarkistaminen ja muokkaaminen

Palveluun rekisteröitynyt käyttäjä näkee itse omat tietonsa Kilmosta ja voi hallinnoida ja ylläpitää niitä. Kilmo-palvelun pääkäyttäjä voi muokata tietoja virhetilanteiden korjaamisen yhteydessä.

9. Omien tietojen poistaminen

Kilmon palveluntarjoajilla (lajiliitto, seura) on oikeus rekisteröidyn henkilötietojen käyttöön kyseisen palvelun voimassaolon ajan. Voimassaoloaika on palvelun toimintakausi lisättynä 13 kuukauden siirtymäajalla. Tämän jälkeen palvelulla ei ole yhteyttä henkilön Kilmoon.

Rekisteröityjän henkilötiedot jäävät Kilmo-palveluun henkilön omalle tilille. Järjestelmä poistaa automaattisesti sellaiset Kilmon henkilötiedot, joissa ei ole ollut toimintaa viiteen vuoteen. Rekisteröityjä voi pyytää Kilmon tietojen poistoa siirtymäaikojen päätyttyä osoitteesta: larissa.erola@hiihtoliitto.fi.